Digitalisering behöver inte vara komplicerat. För ett medelstort elbolag i Mälardalen blev övergången från papper och USB-stickor till molnbaserad dokumentation vändpunkten.
Med hjälp av några enkla verktyg kunde de spara tid, minska fel och förbättra både säkerhet och tillgänglighet. Här får du en inblick i hur digitalisering av eldokumentation kan genomföras utan dyr infrastruktur eller långa utbildningar.
Utgångsläge: USB-stickor och papperspärmar
Före digitaliseringen skedde dokumenthanteringen enligt traditionellt mönster:
- Ritningar skrevs ut och sparades i pärmar
- Förändringar markerades med penna och skannades
- Dokumentation lämnades över via USB eller mejl
- Filer låg på olika datorer – ofta med olika versioner
Resultatet var:
- Dålig versionskontroll
- Svåröverblick
- Hög risk för att fel information användes i fält
Målbild: Ett system för allt – tillgängligt, spårbart, enkelt
Ledningen satte tre mål:
- All dokumentation ska vara tillgänglig digitalt, oavsett plats
- Alla versioner ska loggas – inga förlorade ändringar
- Installatörer och projektledare ska kunna använda systemet direkt
Lösningen: Enkel teknik i molnet
Elbolaget valde att kombinera tre enkla verktyg:
- Molnlagring via Google Drive for Business – central filstruktur
- PDF-hantering i Bluebeam Revu – för märkning och revision av ritningar
- Fälttillgång via surfplattor – för realtidsåtkomst direkt i projektet
Inget behov av tung mjukvara eller interna servrar.
Så gick processen till
1. Strukturering av mappsystem
Alla projekt fick en mallstruktur: Elritningar, Protokoll, Ändringar, Slutdokumentation.
2. Digital konvertering av gamla projekt
Ritningar skannades eller konverterades till PDF/A-format med tydlig versionsmärkning.
3. Utrullning till personalen
Installatörer fick surfplattor och en timmes genomgång. Administratörer fick ansvar för versionshantering.
4. Rutiner för ändringar
Alla förändringar märktes i Bluebeam och sparades som ny version med datum och signatur.
Resultat efter 6 månader
- 70 % kortare tid att hitta dokument
- Nära noll fel på utdaterad ritning i fält
- Bättre kommunikation mellan fält och kontor
- Minskat behov av fysisk arkivering
- Ökad kundnöjdhet genom tydlig överlämning
Utmaningar och lösningar
Problem: Viss personal ovillig att släppa papperspärmar
Lösning: Hybridlösning där vissa dokument fanns både digitalt och fysiskt i början
Problem: Osäkerhet kring versionshantering
Lösning: Enkel rutin med “senaste” i särskild mapp + versionslogg i dokumentets fot
Problem: Svag uppkoppling på byggarbetsplatser
Lösning: Lokal synkning på surfplattor med offline-tillgång
Lärdomar
- Enkelhet vinner – hellre ett fåtal verktyg som alla använder än avancerade system som ingen förstår
- Versioner och struktur är viktigare än teknikval
- Tydliga ansvar och mallar gör övergången smidig
- Ledningens stöd är avgörande för förändringsvilja
Tips för andra elbolag
- Starta med nya projekt – konvertera gamla efterhand
- Skapa mallar och checklistor för varje dokumenttyp
- Välj verktyg som fältpersonalen redan känner till
- Ha en intern dokumentansvarig som kan vägleda vid frågor
- Mät tid, fel och återkoppling – visa nyttan i siffror
Slutsats
Digitalisering av eldokumentation handlar inte om teknik – det handlar om rutiner, enkelhet och tydliga mål.
Med rätt verktyg, tydlig struktur och engagerad personal går det att skapa stor effekt – snabbt och kostnadseffektivt.